Ab 01.01.2027 verbindlich
Der Druck steigt: Die Finanzbehörden verlangen ab Januar 2027 alle Entgeltunterlagen elektronisch geführt und revisionssicher aufzubewahren. Die bisher möglichen Papier- und Mischformen und Ausnahmegenehmigungen sind ab dem 1. Januar 2027 nicht mehr zulässig. Wir unterstützen mittelständische Unternehmen bei der Schaffung der erforderlichen Voraussetzungen. Für Unternehmen mit bis zu 250 Mitarbeitern bringen wir bis zu 80% der Kosten als Fördermittel mit.
Ausgangslage
Ab dem 1. Januar 2027 dürfen Finanzämter und Rentenversicherung Lohn-, Gehalts- und Personalunterlagen ausschließlich in maschinenlesbarer Form anfordern. Was im E-Mail-Postfach oder auf einem lokalen Laufwerk liegt, gilt bei der elektronisch unterstützten Betriebsprüfung (euBP) als nicht vorhanden.
Papier-, Misch- und Ausnahmegenehmigungen sind ab diesem Stichtag nicht mehr zulässig. Die Anforderungen treffen Geschäftsführung, HR, Finance und IT gleichermaßen – die Geschäftsführung ist gefordert, alle Beteiligten an einen Tisch zu bringen. Ansonsten drohen Schätzungen, Bußgelder und Steuernachzahlungen.
Bisher vs. ab 2027
Kriterium
Bisher
Ab 01.01.2027 – Pflicht
Ablageort
Auffindbarkeit
Datenqualität
Prüfungsform
Wichtig – Befreiung entfällt
Ab dem 1. Januar 2027 entfällt die bisher mögliche Befreiung von der digitalen Führung der Personalakten.
Die bis zum 31.12.2026 bestehende Möglichkeit, sich auf Antrag von der elektronischen Führung der Entgeltunterlagen befreien zu lassen, wird ersatzlos gestrichen. Ab dem 01.01.2027 gilt die digitale Führung ausnahmslos für jeden Arbeitgeber.
„Ein Dokument im E-Mail-Postfach oder auf einem privaten Laufwerk gilt bei der digitalen Betriebsprüfung als nicht vorhanden.“
Vier Perspektiven, ein Projekt
Unser Vorgehen
Erfahrene Praktiker mit Führungs- und Managementerfahrung begleiten Sie von der ersten Bestandsaufnahme bis zur vollständigen Umsetzung – ohne Theorie-Overhead, ohne Standardpräsentation.
Optional · INQA-Coaching
Lassen Sie uns prüfen, ob wir die Vorbereitung auf die Digitale Betriebsprüfung durch Einbeziehung der Fördermittel der Initiative Neue Qualität der Arbeit mit einbeziehen können. Im Idealfall lassen sich dadurch bis zu 11.520 Euro für die Schaffung der Voraussetzungen nutzen. Dieser Anspruch besteht für Unternehmen mit weniger als 250 Mitarbeitern, die mindestens 2 Jahre alt sind.
bis 11.520 €
mögliche Förderung der Analyse-Phase
Voraussetzung
Bis 249 Beschäftigte, Sitz in Deutschland, mind. zwei Jahre am Markt.
Förderquote
Bis zu 80 % der Beratungskosten der Analyse-Phase.
Dauer
4–6 Wochen bis zum vollständigen Lagebericht.
Ergebnis
Priorisierter Maßnahmenplan inkl. Kosten- und Zeitschätzung.
Bonus-Synergie
Die Strukturen, die Sie jetzt für die digitale Betriebsprüfung schaffen – revisionssichere Personalakte, saubere Entgeltdaten, klare Rollen zwischen HR, Finance und IT – bilden zugleich das Fundament für die Anforderungen der EU-Entgelttransparenz-Richtlinie.
Auf Wunsch zeigen wir Ihnen die Kosten- und Kapazitätsvorteile einer Verbindung der beiden Themen „Entgelttransparenz-Richtlinie“ und „Digitale Betriebsprüfung“ im Rahmen der Zusammenarbeit mit uns auf.
Synergie im Erstgespräch besprechenIhr nächster Schritt
30 Minuten, kostenfrei und unverbindlich. Wir besprechen Ihren aktuellen Stand und zeigen, wo konkreter Handlungsbedarf besteht – inklusive Einschätzung zur INQA-Förderung.
Telefon
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Marie-Curie-Straße 1, 26129 Oldenburg
